展示会は、自社の製品やサービスをPRし、新たな顧客との出会いや商談のチャンスを得る絶好の機会です。しかし、限られた期間で成果を上げるには、事前の「準備」が何より重要です。

この記事では、展示会の出展準備でお悩みの方に向けて、出展の基本から準備の流れ、必要なアイテム、そして準備をスムーズに進めるためのポイントやチェックリストまで、わかりやすく解説します。

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展示会出展を計画する際、以下の3点を明確にすることで、出展内容や会場での動きにブレがなくなり、効果的な成果につながります。決めたことはチーム内でも共有し意識を統一しましょう。

まず展示会に出展する目的をはっきりさせます。誰に何を伝えるために展示会に出展するのかを書き出して、ターゲティングを明確にするとよいでしょう。

そして「商談数〇件」「見込み客を〇名獲得」のような、数字で測定できる目標を設定します。

また、出展する展示会はどこでもいいわけではありません。たとえ有名な展示会であっても、ターゲット層が参加していなければ成果は期待できません。過去の来場者属性や開催実績を事前にリサーチして、目的に合った展示会を選びましょう。

展示会当日に備えて、事前に準備しておくことや必要なアイテムを紹介します。

展示会会場では、多くの来場者を引き寄せ、スムーズに対応ができるよう工夫されたブースを準備することが重要です。ブースの設計・設営は、施工会社に依頼することが一般的です。企業独自のデザインでブースを設計することもあれば、既製品のパーティションをレンタルする場合もあります。

展示する商品と、それらを展示する什器が必要です。また、商品を説明するパネルや映像資料、サンプルなどを企画に沿って準備します。

• 商品サンプル
• 展示用什器（台、棚、スタンドなど）
• パネル、映像資料、デモ機器

商品についての詳しい説明が掲載されたカタログや、ブース前で足を止めてもらうためのチラシなどの印刷物も準備しておきましょう。また、事前に展示会の招待状を郵送する場合にもチラシがあると良いでしょう。

• カタログ、チラシ、名刺
• 招待状（事前送付用）

アンケートに回答してくれた方への粗品として使ったり、ブースに集客するために配ったりします。人気があるのは実用的な品。商品や企業を紹介しつつも「欲しい」と思ってもらえるものをポイントに選びましょう。

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スタッフのコスチュームを揃えることで、チームの一体感が増し、視認性アップに役立ちます。おそろいのTシャツやジャケット、ネックストラップなどがあるとよいでしょう。

お客様の声が拾えるアンケートは展示会後のアプローチや商品開発などに活かせる情報の宝庫です。アンケートと同時に個人情報をいただく場合は、利用目的を明示した上で同意をいただく必要があります。会場で個人情報を適切に管理できるように準備しましょう。

展示会当日、スムーズに運営できるようマニュアルを準備します。トークスクリプトや、セミナー・デモンストレーションのタイムテーブル、スタッフの役割分担表などを盛り込んでおくとよいでしょう。

展示会当日から逆算し、段階的に準備を進めていくのがポイントです。

特に、直前の修正が難しい会場の設営や集客に関わるタスクは、最初に展示会当日までのスケジュール全体を見て、具体的な締め切り日を落とし込んでおくことがポイントです。以下に代表的なスケジュール例を紹介します。

何を目標として、どの展示会に出展するかを決めます。人気のある展示会の場合は、ブースを確保するために早めに申し込み手続きを行いましょう。気になる展示会は前年度までに見学しておくと、企画を立てるときにイメージが湧きやすくなります。

• 出展目的・目標の決定
• 展示会の選定と申込
• 出展企画・予算の確定
• 展示会への申込手続き
• 展示会場の下見・イメージづくり
• 全体のスケジュール作成

展示ブースの設計・設営や什器の手配、ノベルティの手配など、外部へ発注する必要があるものは、この時期に業者を決めて手配できていると安心です。

• 展示ブース設計・施工業者への依頼
• 配布物・印刷物（招待状、カタログ、チラシ、名刺など）の発注
• 展示品・什器・ノベルティの手配
  
• 交通、宿泊、物流の手配
• スタッフの選定と業務分担

招待状の準備や発送のほか、企業WebサイトやSNSでの出展告知など、集客に力を入れたい時期です。当日の運営を効果的・効率的に進めるためにも、お客様からアポイントが取れるとよいでしょう。

• 招待状の準備・発送
  
• SNSやWebサイトでの広報活動
• メールや電話による見込み客への案内

当日の運営に支障がでないよう、必要なものがすべてそろっているか確認し、最終調整をします。お誘いできそうな方には再度、出展のご案内をしましょう。前日には展示ブースを設営してリハーサルを行い、当日を迎えます。

• アポイントの最終確認
• 什器、備品、配布物など展示ブースで使うものの最終確認
• 交通、宿泊、物流の確認
• アンケートやマニュアルの準備
• 展示ブース設営
• 当日スタッフとの打ち合わせ、トレーニング
• リハーサル

当日はブース来場者への対応を第一優先とします。展示会終了後には展示会自体の反省も必要ですが、来場者へのフォローアップや質問への回答を行うなど、次のアプローチを開始しましょう。

• ブースでの来場者対応
• アンケート集計・分析
• 来場者へのお礼連絡とフォローアップ
• 展示会の目標達成度の振り返りと反省
  

出展準備をスムーズに進め、展示会を成功させるには、以下のポイントが重要です。

展示会の準備は「ブースの設計」「配布物の作成」「人員の手配」「集客施策」など多岐にわたります。これらを同時並行で進めるのは困難です。早めに全体を把握してスケジュール表を作成し、担当を割り振るようにしましょう。

出展目的や目標を関係者全員に共有することが大切です。目的が不明確なまま準備を進めると、展示品の選定や接客対応の軸がブレてしまいます。

また、現場スタッフが「何を達成すべきか」を理解していなければ、展示会で望むような成果は得られません。スタッフへの説明会の実施やトークスクリプト・FAQ集などを用意し、誰でも一定水準の対応ができるようにしましょう。

デザイン会社や施工業者、印刷業者などのスケジュールは早い段階で埋まってしまうことがあります。修正や確認作業も含めるとさらに時間がかかるため、業者の選定は3～6ヵ月前には済ませておき、早めに依頼するようにしましょう。出展経験が少ない場合は、企画から施工・運営まで一括で任せられる企業を選ぶと安心です。

当日にブースを構えて待っているだけでは、期待するほど人は集まりません。事前の集客施策によって、当日の来場者数が大きく左右します。

自社WebサイトやSNS、メールマガジンなどを活用し、「出展すること」や「ブース位置」「見どころ」などを告知しましょう。展示会限定イベントやノベルティ配布、デモ体験など、来場するメリットを明示することも来場促進につながります。

展示会は出展して終わりではありません。重要なのは、来場者との接点をどう次につなげるか、展示会で得た“気づき”をどう改善に活かすかです。

展示会終了後の3日井内にはお礼メールを送付し、記憶が新しいうちにフォローするようにしましょう。名刺交換やアンケート回収で得た情報は、優先度に応じて商談化を進めます。

事前に設定したKPIの結果を整理し、上司や社内関係者への報告資料としてまとめましょう。出展メンバーで振り返りを行い、「良かった点」「改善すべき点」を共有しておくと次回に活かせます。

以下のチェックリストで、準備の抜け漏れがないか確認しましょう。

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展示会出展を成功に導くカギは、事前準備の質にあります。
出展の目的や目標を明確にし、タスクをスケジュールに落とし込んで抜け漏れなく対応するようにしましょう。事前準備をしっかり行うことで、当日の運営もスムーズに進み、ブース来場者への対応にも余裕が生まれます。

また、社内外との連携や早めのパートナー選定、積極的な集客活動、展示会後のフォローアップまでを一貫して行うことで、出店の成果を最大化することができます。

ぜひ今回紹介したポイントを参考に、展示会出展を効果的なものにしてください。

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