「業務量が多くて人手が足りない」「事務仕事に時間を取られ本来の業務が終わらない」
そうした多くのビジネスマンが抱えている悩みを解決する方法のひとつが、アウトソーシングです。業務の一部をアウトソーシングすれば、社内のリソースを有効に活用することができます。今回はアウトソーシングとは何か、人材派遣サービスとの違いや需要が高まる背景、メリット・デメリットを解説します。

アウトソーシングとは、「業務の一部を外部に委託すること」です。英語の「Outsourcing」は直訳すると「外部からの調達」。業務上必要な労働やサービスを社外で調達することから、業務の外部委託を意味するようになりました。

アウトソーシングの対象となるのは、主に「間接業務」です。間接業務とは、「直接業務」（商品開発や営業のような利益を直接生み出す業務）を支える業務です。

間接業務のうち社外でも対応が可能な仕事を外注すれば、社内のリソースを直接業務に集められます。利益につながる直接業務に力を注ぐことによって、競争力や利益率の向上が期待できるようになるのです。

現在では、生産・物流・人事・経理・購買といったさまざまな分野において、アウトソーシングのサービスが提供されています。

アウトソーシングの手法のなかで、近年注目を集めているのがBPOです。需要が伸びているIPOとKPOについても説明します。

BPOとは、業務プロセスの一部を「一括して」専門業者に外部委託する、アウトソーシングの形態のひとつです。業務の企画から実施までを丸ごと請け負うため、受注側には専門性が必要で、通常のアウトソーシングよりも裁量と責任の範囲が広くなります。

業務改善や業務効率化を目的に、より戦略的なアウトソーシングとして活用されることが多いのも、BPOの特徴です。

一方、一般的なアウトソーシングには、専門性を必要としない定型業務も含みます。足りない人手を補完したいときや、単純な作業を委託するときに活用されることも多く、業務の種類や範囲、難易度はさまざまです。

BPOのなかでもITに関連する業務委託をITO（Information Technology Outsourcing）と呼びます。

近年、多くの企業が業務のデジタル化を推進するなか、ITスキルを持つ人材が不足する傾向にあります。IT関連の仕事は専門性が高いため、多くの場合、自社で育成するよりもITOを利用する方が効率的です。

また、IT技術は進化のスピードが速く、常に情報をアップデートしておく必要があります。専門の業者に任せる方が、変化に的確に対応できる可能性が大きいでしょう。

ITOの活用例としては、システム開発やユーザーサポート、システムの保守・運用などの業務があります。

高度なデータの収集や加工、分析、示唆の提供といった業務の外部委託は、KPO（Knowledge Process Outsourcing＝知的業務委託）と呼ばれ、欧米企業を中心に需要が高まっています。KPOは、ハイレベルな技術や知識が求められる医療開発・航空関連・情報分析などの業務で活用されています。

多くの企業がアウトソーシングを利用するようになった背景には、どんな社会状況があるのでしょうか？

少子高齢化の影響で、若い世代の労働人口は低下の一途をたどっており、企業においても人材の確保は大きな課題です。貴重な若い労働力を最大限に活用するだけでなく、将来の企業を担う人材を育てるためにも、積極的に直接業務に携わらせることが求められます。

働き方改革によって、残業時間の制限、休暇取得の義務化が進み、労働時間は短くなる傾向にあります。一方で、多くの企業がDX（デジタル・トランスフォーメーション＝デジタル技術による改革）を推進し、これまでの業務の進め方が抜本的に見直されています。どうすれば生産性が上がるのか、貴重な社内のリソースを何に集中すべきか、多くの企業が真剣に検討しています。

厳しい競争を勝ち抜くために、海外も含めた新たな市場に進出し、経営を多角化しようとする企業が増えています。新たにビジネスを広げるには多くの人材が必要ですが、前述のように人手の確保には限界があります。

こうしたなかで、利益に直結する直接業務にリソースを集める“選択と集中”が、経営戦略として重視されるようになりました。その結果、間接業務をアウトソーシングするニーズが高まってきたのです。

次にアウトソーシングに向いている業務例をいくつか紹介します。

アウトソーシングと同様に、社内の人員不足を補うために利用されるのが人材派遣サービスです。アウトソーシングと人材派遣サービスの違いを解説します。

人材派遣サービスとは、派遣会社に依頼してスタッフを派遣してもらうサービスです。派遣スタッフは、事前に定めた業務の範囲内で、派遣先企業の指示に従って働きます。派遣先企業との雇用関係はなく、給与は派遣先企業から支払われる仕組みです。

一方、アウトソーシングでは業務そのものを委託し、成果物の納品や依頼された業務の完了に対して、対価を支払います。業務を行う人への指示はアウトソーシング会社が出すというのも、人材派遣と大きく異なるポイントです。

人材派遣サービスとの主な違いを表にまとめてみました。

ここで、アウトソーシングのメリットを整理しておきます。

間接業務をアウトソーシングすることで、社内の人材を利益に結び付く直接業務に集中できるようになります。リソースを直接業務に注ぐことによって、企業の競争力が高まり、市場における優位性の獲得につながります。

専門性やノウハウを持つ事業者に委託すれば、社内で同じ業務を行うよりも業務効率が向上します。例えば、集計や入力といった比較的シンプルな業務も、スキルを持つ人と持たない人では作業スピードや正確性に大きな差が出ます。

新たにスタッフを採用するには募集経費、人件費、教育費などが必要です。しかし、アウトソーシングではそうした費用は不要です。業務委託費は必要ですが、人件費が固定費として支出されるのに対し、アウトソーシングは変動費にすることができます。繁忙期だけ、その都度の業務量に応じて、というように柔軟で合理的なコストのコントロールが可能です。

新たな事業の立ち上げには多くの間接業務が付いて回ります。アウトソーシングを的確に利用すれば、こうした事業拡大に伴う組織の肥大化を回避でき、身軽にスタートを切ることができます。

アウトソーシング活用におけるデメリットと、その対応策を紹介します。

社内に業務遂行の実績が残らず、ノウハウが蓄積されません。内製化の必要が生じたときに、すぐには対応できない恐れがあります。

アウトソーシングをする際は、社内にノウハウが残らなくても問題がないかどうか、業務の内容や将来性を十分に見極めることが必要です。

自社のガバナンス（管理・監視）が行き届かない可能性もあります。業務の遂行にあたって、自社の倫理規定や社内規定に外れることが起きる可能性がまったくないとは言えません。委託する内容によっては、企業の内部情報や顧客データなどを開示するケースもあります。

業者選定の際は、信頼できる企業かどうか、どんな体制で業務を行うのかを十分に確認します。業務が始まってからも委託先に任せきりにせず、積極的にコミュニケーションを取って業務の遂行状況を把握しましょう。

アウトソーシングでは、業務の内容や範囲の指示が曖昧だと成果が十分に上がらない可能性があります。特に、初めての業者や新しい業務をアウトソーシングするときには、詳しいマニュアルや指示書を作り、先方と綿密に打ち合わせをしなくてはなりません。

こうした準備やすり合わせには時間や手間がかかります。そのため、突発的な業務をアウトソーシングするのは難しいと考えた方がいいでしょう。

アウトソーシングは、社内の貴重な人材を直接業務へ集中させるのに有効な方法です。業務効率を改善し、コスト削減につなげることも可能です。ただし、アウトソーシングにはデメリットやリスクもあり、利用する際は委託すべき業務の十分な精査や、信頼できる業者の選択が重要となります。準備を万端に整えてアウトソーシングを活用し、競争力を高めて、企業の成長を支えていきましょう。

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